l'accueil téléphonique

Nora décroche. Toujours.

Que vous soyez sur un toit, sous une voiture ou enfin dans votre fauteuil à onze heures du soir : Nora répond à votre téléphone, donne à vos clients les bonnes informations et inscrit immédiatement le rendez-vous. Elle connaît vos prix et votre façon de travailler, et elle n'est jamais malade.

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Remplace un(e) réceptionniste. Environ une journée de salaire d'un employé par mois, le reste, vous le gardez.

Nora est la première voix que vos clients entendent. Elle n'est pas assise derrière un comptoir, mais dans votre central téléphonique, votre boîte mail et votre site web. Elle est construite sur votre entreprise : elle connaît vos heures d'ouverture, vos tarifs, votre zone d'intervention, les marques que vous traitez et les choses que vous préférez ne pas faire. Quand un client demande « vous faites aussi les pompes à chaleur ? », Nora connaît la réponse parce que vous la lui avez dite une fois.

Ce n'est ni un répondeur ni un menu vocal. Elle mène une conversation normale, dans un langage de tous les jours, et elle sait quand s'arrêter : un client fâché, une odeur de gaz ou une question dont elle n'est pas sûre, elle les transmet immédiatement à un humain. Vous ou votre collègue recevez alors un message avec tout ce qui a été dit.

La plus grande différence avec une réceptionniste humaine : Nora est aussi là à sept heures du matin, le samedi et pendant les congés du bâtiment. Et elle n'oublie jamais d'inscrire un rendez-vous dans l'agenda.

En détail

Ce que fait Nora

Elle répond à chaque appel, jour et nuit

Nora décroche en moins d'une seconde, avec le nom de votre entreprise. Elle écoute ce que veut le client et pose les questions que vous poseriez aussi : quel appareil, quelle marque, quelle adresse, quand cela convient. Elle parle calmement et brièvement, sans voix de robot et sans « tapez 1 ».

Client Bonsoir, j'appelle pour l'entretien de ma chaudière au gaz, c'est possible ?

Nora Bien sûr. De quelle marque est votre chaudière, et quand a eu lieu le dernier entretien ?

Client Une Vaillant, il y a deux ans je pense.

Nora Alors il est temps. Un entretien avec attestation dure environ une heure. Je regarde l'agenda : mardi matin ou jeudi après-midi la semaine prochaine, qu'est-ce qui vous convient le mieux ?

Ce que vous faites encore : vous décidez à l'avance ce que Nora peut dire ou non. Tout ce dont elle n'est pas sûre, elle le note comme question pour vous.

Elle donne les bonnes informations sur votre entreprise

Heures d'ouverture, tarifs, ce que comprend un entretien ou un contrôle, les marques que vous traitez, les communes où vous vous déplacez, la durée d'une intervention. Nora tire tout cela des connaissances que nous construisons avec vous, et de votre propre site web. Si vous changez vos prix, Nora vérifie chaque matin si quelque chose a changé et adapte ses réponses.

Client Combien coûte un entretien chez vous ?

Nora L'entretien d'une chaudière au gaz avec attestation légale coûte chez nous le tarif indiqué sur notre site web, déplacement compris. Voulez-vous que je fixe directement une date ?

Ce que vous faites encore : vous fournissez les prix et les exceptions. Nora n'en invente jamais ; si elle ne sait pas quelque chose, elle le dit honnêtement et fait rappeler le client.

Elle inscrit le rendez-vous directement dans votre agenda

Nora consulte votre planning, tient compte de votre zone d'intervention, de la durée du travail et des suppléments, comme une chaudière sous toiture ou un rendez-vous en soirée, et propose trois moments au client. Dès que le client choisit, le rendez-vous figure dans votre agenda et le client reçoit une confirmation par e-mail ou SMS, avec un lien pour déplacer ou annuler lui-même. Le même moteur de réservation tourne aussi sur votre site web, pour qu'un client qui préfère ne pas appeler puisse quand même fixer son rendez-vous en pleine nuit.

Nouveau rendez-vous · entretien chaudière au gaz (Vaillant)

Client : famille D., Veurnestraat, Dixmude

Mardi 09:00–10:00 · technicien Marijn

Confirmation envoyée · lien de modification actif

Ce que vous faites encore : vous ou votre planificateur voyez chaque nouveau rendez-vous sur l'écran d'appel et pouvez toujours le déplacer.

Elle reconnaît vos clients habituels

Si quelqu'un qui est déjà client appelle, Nora le sait. Elle confirme d'abord le nom, puis ne mentionne que la date et la demi-journée du rendez-vous prévu. Jamais une adresse, jamais une adresse e-mail : la personne qui appelle n'entend que ce qu'elle sait déjà.

Client Bonjour, ici Peeters, vous passiez quand déjà ?

Nora Bonjour Monsieur Peeters. Je vois un rendez-vous vendredi en matinée. C'est bien correct pour vous ?

Ce que vous faites encore : votre fichier clients reste chez vous. Nora lit, elle ne partage rien qu'elle ne peut pas partager.

Elle prend les messages et les transmet immédiatement

Si Nora ne peut pas traiter quelque chose elle-même, elle prend un message : qui, à quel sujet, quelle urgence, quel numéro. Ce message vous parvient dans la minute, sur votre GSM. Une question pour le technicien (« peut-il apporter un nouveau thermostat ? ») va directement au technicien qui passe chez ce client.

Ce que vous faites encore : vous rappelez quand cela vous convient. Nora a déjà mené la conversation et déjà posé la question.

Elle sait quoi faire en cas d'urgence

Odeur de gaz, détecteur de CO, eau qui coule de la chaudière : Nora reconnaît la gravité. En cas d'odeur de gaz, elle demande au client de fermer le robinet de gaz et d'aérer, marque le message comme urgent et vous envoie immédiatement un SMS. Si vous le souhaitez, elle transfère ce type d'appels directement vers un GSM de garde.

Client Ça sent le gaz dans la cave.

Nora Fermez d'abord le robinet de gaz et ouvrez une fenêtre. Je préviens notre technicien tout de suite. À quel numéro peut-il vous rappeler ?

Ce que vous faites encore : le technicien décide et se déplace. Nora veille à ce qu'il le sache dans la minute.

Elle garde votre boîte mail en ordre

Nora lit les e-mails entrants et les trie : demande de rendez-vous, plainte, demande de copie d'une attestation, commande, question sur une facture. Pour chaque e-mail, elle prépare une réponse sous forme de brouillon et crée une tâche. Les plaintes vont toujours à un humain, sans réponse automatique. Rien ne part sans que quelqu'un chez vous clique sur « envoyer ».

Ce que vous faites encore : vous lisez les brouillons et les envoyez, ou vous les adaptez. Nora vous épargne le tri et la frappe, pas la décision.

Elle répond sur le chat et sur WhatsApp

La même Nora qui répond au téléphone répond aussi sur le chat de votre site web et sur WhatsApp. Mêmes connaissances, même ton, mêmes règles. Un client qui envoie à dix heures du soir une photo de son code d'erreur reçoit une explication et une proposition de rendez-vous.

Ce que vous faites encore : vous voyez chaque conversation et pouvez toujours reprendre la main.

Elle rappelle et assure le suivi

La veille du rendez-vous, le client reçoit un rappel. Si cela ne lui convient plus, il peut le déplacer en un clic, pour que votre technicien ne se retrouve pas devant une porte fermée. Celui qui ne se présente pas reçoit de Nora un message aimable avec une nouvelle proposition.

Ce que vous faites encore : vous décidez du ton et du moment des rappels.

Une journée type