Nora neemt op. Altijd.
Of je nu op een dak staat, onder een auto ligt of om elf uur 's avonds eindelijk op de zetel zit: Nora neemt je telefoon op, geeft je klanten de juiste info en boekt de afspraak meteen in. Ze spreekt Nederlands, kent jouw prijzen en jouw manier van werken, en ze belt nooit ziek.
Vervangt een onthaalmedewerker. Ongeveer één dag loon van een bediende per maand, de rest hou je over.
Nora is de eerste stem die je klanten horen. Ze zit niet aan een balie, maar in je telefooncentrale, je mailbox en je website. Ze is gebouwd op jouw zaak: ze kent je openingsuren, je tarieven, je werkgebied, de merken die je doet en de dingen die je liever niet doet. Als een klant vraagt "doen jullie ook warmtepompen?", dan weet Nora het antwoord omdat jij het haar ooit één keer verteld hebt.
Ze is geen antwoordapparaat en geen keuzemenu. Ze voert een gewoon gesprek, in gewone taal, en ze weet wanneer ze moet stoppen: een boze klant, een gasgeur of een vraag die ze niet zeker weet, geeft ze meteen door aan een mens. Jij of je collega krijgt dan een bericht met alles wat er gezegd is.
Het grootste verschil met een menselijke onthaalmedewerker: Nora is er ook om zeven uur 's ochtends, op zaterdag en tijdens het bouwverlof. En ze vergeet nooit om een afspraak in de agenda te zetten.
Wat Nora doet
Ze neemt elke oproep aan, dag en nacht
Nora neemt op binnen één seconde, in het Nederlands, met de naam van jouw zaak. Ze luistert naar wat de klant wil en stelt de vragen die jij ook zou stellen: welk toestel, welk merk, wat is het adres, wanneer past het. Ze praat rustig en kort, zonder robotstem en zonder "druk op 1".
Wat jij nog doet: jij bepaalt vooraf wat Nora mag zeggen en wat niet. Alles wat ze niet zeker weet, noteert ze als vraag voor jou.
Ze geeft de juiste info over jouw zaak
Openingsuren, tarieven, wat een onderhoud of keuring inhoudt, welke merken je doet, in welke gemeenten je komt, hoe lang een interventie duurt. Nora haalt dat uit de kennis die wij samen met jou opbouwen, en uit je eigen website. Verander je je prijzen, dan kijkt Nora elke ochtend na of er iets gewijzigd is en past ze haar antwoorden aan.
Wat jij nog doet: jij geeft de prijzen en de uitzonderingen. Nora verzint er nooit zelf een bij; als ze iets niet weet, zegt ze dat eerlijk en laat ze iemand terugbellen.
Ze boekt de afspraak rechtstreeks in je agenda
Nora kijkt in je planning, houdt rekening met je werkgebied, de duur van de job en toeslagen zoals een dakketel of een avondafspraak, en stelt de klant drie momenten voor. Kiest de klant, dan staat de afspraak in je agenda en krijgt de klant een bevestiging per mail of sms, met een link om zelf te verzetten of te annuleren. Dezelfde boekingsmotor draait ook op je website, zodat een klant die liever niet belt 's nachts toch zijn afspraak vastlegt.
Wat jij nog doet: jij of je planner ziet elke nieuwe afspraak op het belscherm en kan ze altijd verschuiven.
Ze herkent je vaste klanten
Belt iemand die al klant is, dan weet Nora dat. Ze bevestigt eerst de naam, en noemt daarna enkel datum en dagdeel van de geplande afspraak. Nooit een adres, nooit een e-mailadres: wie belt, krijgt alleen te horen wat hij zelf al weet.
Wat jij nog doet: je klantenbestand blijft bij jou. Nora leest, ze deelt niets dat ze niet mag delen.
Ze noteert berichten en geeft ze meteen door
Kan Nora iets niet zelf afhandelen, dan noteert ze een bericht: wie, waarover, hoe dringend, welk nummer. Dat bericht komt binnen de minuut bij jou terecht, op je gsm. Een vraag voor de technieker ("kan hij een nieuwe thermostaat meebrengen?") gaat rechtstreeks naar de technieker die bij die klant langsgaat.
Wat jij nog doet: jij belt terug wanneer het jou past. Nora heeft het gesprek al gevoerd en de vraag al gesteld.
Ze weet wat te doen bij een noodgeval
Gasgeur, CO-melder, water dat uit de ketel loopt: Nora herkent de ernst. Bij gasgeur zegt ze de klant de gaskraan dicht te draaien en te verluchten, markeert het bericht als dringend en stuurt jou meteen een sms. Als jij dat wil, schakelt ze zulke oproepen rechtstreeks door naar een gsm van wacht.
Wat jij nog doet: de technieker beslist en rijdt. Nora zorgt dat hij het binnen de minuut weet.
Ze houdt je mailbox op orde
Nora leest de mails die binnenkomen en sorteert ze: afspraakvraag, klacht, vraag om een kopie van een attest, bestelling, factuurvraag. Voor elke mail zet ze een antwoord klaar als concept en maakt ze een taak aan. Klachten gaan altijd naar een mens, zonder automatisch antwoord. Niets vertrekt zonder dat iemand bij jou op "verzenden" klikt.
Wat jij nog doet: jij leest de concepten en verstuurt ze, of past ze aan. Nora bespaart je het sorteren en het typen, niet de beslissing.
Ze antwoordt op chat en WhatsApp
Dezelfde Nora die de telefoon opneemt, antwoordt ook in de chat op je website en op WhatsApp. Zelfde kennis, zelfde toon, zelfde regels. Een klant die om tien uur 's avonds een foto van zijn foutcode stuurt, krijgt uitleg en een voorstel voor een afspraak.
Wat jij nog doet: jij ziet elk gesprek terug en kan altijd zelf overnemen.
Ze herinnert en volgt op
De dag voor de afspraak krijgt de klant een herinnering. Komt het niet uit, dan kan hij met één klik verzetten, zodat jouw technieker niet voor een gesloten deur staat. Wie niet komt opdagen, krijgt van Nora een vriendelijk bericht met een nieuw voorstel.
Wat jij nog doet: jij bepaalt de toon en het moment van de herinneringen.
Een dag met Nora
Prijzen nagekeken
Nora kijkt of je tarievenpagina gewijzigd is en past haar antwoorden aan.
Eerste oproep
Een klant uit Koksijde wil een keuring. Nora boekt donderdag 13:00 en stuurt de bevestiging.
Mail gesorteerd
Zeven mails: drie afspraakvragen (concept klaar), een attestkopie (eerst gecheckt of de klant gekend is), een klacht (naar jou, zonder antwoord), twee reclame (weg).
Technieker geholpen
Een klant belt: "kan hij ook naar de thermostaat kijken?" Nora stuurt de vraag naar de technieker die om 14:00 langsgaat.
Jij bent nog onderweg
Vier oproepen na sluitingstijd. Drie afspraken geboekt, één bericht voor jou: een offertevraag voor een nieuwe ketel.
Foto van een foutcode. Nora legt uit wat de code betekent en stelt een afspraak voor.
Herinneringen
De klanten van morgen krijgen hun herinnering, met een link om te verzetten.
Zo zet je Nora in
Bij een installateur
Onderhoud en keuring boeken terwijl jij werkt
Nora kent het verschil tussen een onderhoud, een keuring en een herstelling, en rekent de juiste duur en toeslag mee.
Foutcodes uitleggen
Een klant leest een code voor; Nora zegt of het dringend is en boekt meteen de interventie.
Gasgeur en CO
Vast protocol: kraan dicht, verluchten, technieker verwittigd, jij gebeld.
Bij een garage
Onderhoud, keuring en bandenwissel inplannen
Nora vraagt nummerplaat, kilometerstand en wat er moet gebeuren, en zet het in de werkplaatsagenda.
Openingsuren en prijzen
Ze geeft de richtprijzen door die jij haar gegeven hebt, en zegt eerlijk wanneer iets pas na een check te zeggen is.
"Is mijn wagen klaar?"
Nora kijkt in de planning en geeft de status door, zonder dat je collega van onder de brug moet komen.
Zo zetten we Nora op
We luisteren eerst
Een gesprek van een uur over hoe jij de telefoon opneemt: wat je zegt, wat je vraagt, wat je nooit belooft.
We bouwen Nora op jouw kennis
Tarieven, werkgebied, merken, veelgestelde vragen, je agenda. Uit je website en uit dat gesprek.
Je belt haar zelf
Je krijgt een nummer en belt Nora als klant. Wat niet klopt, passen we aan tot het klopt.
We koppelen
Je telefoonnummer, je agenda, je mailbox, je site. Voor je klanten verandert er niets, behalve dat er altijd opgenomen wordt.
We volgen op
Elke maand lees je in gewone taal wat Nora deed, waar ze twijfelde en wat we bijgestuurd hebben.
Wat Nora niet doet
- Ze geeft geen prijzen die jij haar niet gegeven hebt, en ze verzint geen beschikbaarheid.
- Ze beantwoordt geen klachten zelf: die gaan altijd naar een mens.
- Ze verstuurt geen enkele mail zonder dat iemand bij jou ze goedkeurt.
- Ze deelt nooit adressen, e-mailadressen of facturen met een beller.
- Ze doet niet alsof ze een mens is als iemand het vraagt.
Waarmee Nora werkt
Je telefoonnummer
Je bestaande nummer blijft. Nora neemt op als eerste, of pas als jij niet opneemt, of alleen buiten de uren. Jij kiest.
Je agenda
Google Agenda, Outlook of de planning in je eigen software.
Je mailbox
Gmail, Microsoft 365 of een gewone mailbox.
Je website
Boekingsformulier en chat in jouw huisstijl.
WhatsApp Business
Zelfde Nora, zelfde kennis.
Je klantenbestand
Teamleader en vergelijkbare pakketten, zodat ze vaste klanten herkent.
Veilig en gecontroleerd
Niets vertrekt automatisch: mails en berichten naar klanten zijn concepten tot iemand bij jou ze goedkeurt, behalve de afspraakbevestigingen die jij zelf hebt ingesteld.
Elk gesprek wordt genoteerd, zodat jij altijd kan nalezen wat er gezegd is.
Je klantgegevens blijven in jouw systemen. Nora leest wat ze nodig heeft en slaat niets apart op.
Twijfelt ze, dan geeft ze door. Liever één keer te veel naar een mens dan één keer een fout antwoord.
Wat je krijgt
- Telefoon opnemen 24/7 in het Nederlands, op maat van jouw zaak
- Afspraken boeken in je agenda, met bevestiging en herboeklink
- Berichten en vragen voor de technieker, meteen op je gsm
- Mail sorteren met concept-antwoorden
- Chat op je site en WhatsApp
- Herinneringen en opvolging van no-shows
- Maandelijkse opvolging en bijsturing door een mens bij Voorop
Goed om te weten over Nora
Horen klanten dat het geen mens is?
Nora stelt zich voor met haar naam en de naam van je zaak. Vraagt iemand of ze een mens is, dan zegt ze eerlijk dat ze de digitale onthaalmedewerker is. De meeste klanten vinden vooral belangrijk dat er opgenomen wordt en dat de afspraak meteen vastligt.
Wat als ze een vraag niet kan beantwoorden?
Dan zegt ze dat eerlijk, noteert ze de vraag en belooft ze dat iemand terugbelt. Jij krijgt het bericht meteen.
Neemt ze alle oproepen op, of alleen als ik niet kan?
Dat kies je zelf. Veel zaken laten Nora eerst opnemen tijdens de werkuren en altijd daarbuiten. Anderen alleen als niemand binnen de twintig seconden opneemt.
Spreekt ze ook Frans of Engels?
Ja, als jij dat wil. Standaard spreekt ze Nederlands, omdat dat de taal van je klanten is.
Kan ze meerdere oproepen tegelijk aan?
Ja. Twee klanten die samen bellen, worden allebei meteen geholpen. Niemand hoort nog een bezettoon.
Wat gebeurt er bij een klacht?
Nora luistert, noteert en belooft dat een mens terugbelt. Ze gaat niet in discussie en belooft niets. Jij krijgt het volledige verhaal.
Hoe snel staat ze klaar?
Na het eerste gesprek bouwen we haar in enkele dagen. Daarna test je haar zelf tot ze klinkt zoals jij het wil.
Maak kennis met de anderen
Wil je horen hoe Nora jouw telefoon opneemt?
Vraag je demo aan. We bouwen Nora op maat van jouw zaak, jij belt haar zelf en hoort hoe ze jouw klanten te woord staat. Gratis, vrijblijvend, binnen enkele dagen.
- Drie velden, meer heb je niet nodig
- Geen verkooppraatje, we bouwen gewoon
- Je krijgt een belbaar nummer, niet een PowerPoint