Arne s'occupe de votre paperasse. Vous faites votre métier.
Devis, factures, attestations, fiches clients, rappels : Arne les prépare pendant que vous êtes sur la route. À partir d'une conversation, d'un bon de travail ou d'une photo. Tout est prêt sous forme de brouillon, vous vérifiez et cliquez sur envoyer. Fini les soirées à la table de la cuisine avec les factures.
Remplace un employé administratif. Pour une fraction d'un salaire, sans congés et sans jours de maladie.
Arne est le collègue que vous cherchez depuis des années : quelqu'un qui fait simplement la paperasse, correctement, chaque jour, sans que vous deviez le demander. Il vit dans votre logiciel comptable, votre boîte mail et votre fichier clients. Il connaît vos articles, vos prix, vos règles de TVA et votre façon de facturer, parce que nous les lui avons transmis avec vous.
Il ne fait rien dans votre dos. Chaque devis et chaque facture qu'il établit reste un brouillon jusqu'à ce que vous l'approuviez. C'est voulu : vous restez maître de ce qui part chez vos clients. Arne veille seulement à ce que tout soit prêt, complet et correct, au moment où vous avez cinq minutes.
Le résultat : des devis qui partent le jour même au lieu d'après le week-end, des factures prêtes le jour de l'intervention, et des attestations que vous retrouvez en deux secondes au lieu de vingt minutes de recherche dans votre boîte mail.
Ce que fait Arne
Il rédige des devis à partir d'une simple conversation
Vous dites à Arne ce que veut le client, avec vos propres mots, par message vocal ou par un court message : « nouvelle chaudière pour Peeters, à condensation, cheminée existante, évacuation vers la façade latérale ». Arne en fait un devis avec les bons articles, prix et conditions de votre liste, et le prépare sous forme de brouillon dans votre logiciel comptable. Vous lisez, adaptez si nécessaire, et envoyez.
Ce que vous faites encore : vous décidez du prix et des conditions. Arne calcule et tape, vous signez.
Il établit factures et notes de crédit
Après l'intervention, Arne établit la facture sur la base du bon de travail ou du rendez-vous : codes articles, quantités, le prix de votre liste, TVA. Une erreur sur une facture ? Il établit la note de crédit et la nouvelle facture. Un technicien qui préfère facturer sur place dit à Arne ce qu'il a fait, et la facture est prête avant même que le client ait quitté son allée.
Ce que vous faites encore : vous approuvez chaque facture avant son envoi. Au début, vous les lisez toutes ; plus tard, seulement les exceptions.
Il rassemble attestations et documents
Attestations de vos appareils de mesure, rapports de contrôle, bons de livraison, photos de la plaque signalétique : ils arrivent par e-mail, via l'application de votre appareil ou par une photo de votre technicien. Arne les récupère dans votre boîte mail, en extrait les champs importants (client, adresse, date, appareil, valeurs mesurées) et les associe à la bonne fiche client. Si un client demande plus tard une copie, elle est retrouvée en deux secondes.
Ce que vous faites encore : vous ou votre technicien effectuez la mesure. Arne veille à ce que le document ne se perde plus jamais.
Il tient vos données clients à jour
Un nouveau client par téléphone ou via le site web ? Arne crée la fiche. Un déménagement, un nouveau numéro, un nouvel appareil ? Il la met à jour. Votre fichier clients et votre logiciel comptable restent synchronisés, toutes les quelques minutes, sans doublons.
Ce que vous faites encore : vous travaillez simplement dans votre propre logiciel. Arne veille à ce que tout y soit correct.
Il répond à vos questions sur votre administration
« Qui a encore une facture impayée de plus de trente jours ? » « Quels clients ont eu un entretien en octobre l'an dernier et n'ont pas encore de nouveau rendez-vous ? » « Combien de contrôles avons-nous faits à Furnes cette année ? » Vous le demandez à Arne en langage courant, il vous donne la liste.
Ce que vous faites encore : vous décidez de ce qu'il advient de la liste.
Il prépare les rappels de paiement
Après l'échéance, Arne prépare un rappel aimable, avec la facture en annexe et un lien de paiement si vous en utilisez un. Après un deuxième délai, une deuxième version, plus ferme. Vous les vérifiez et les envoyez, ou vous laissez Arne envoyer automatiquement le premier rappel si vous lui faites confiance.
Ce que vous faites encore : vous décidez du ton, des délais et de qui ne doit jamais recevoir de rappel.
Il vous donne chaque jour un bref aperçu
Chaque matin, un message sur votre GSM : ce qui est prévu aujourd'hui, quels devis sont encore ouverts, quelles factures sont échues, quels documents manquent. Cinq lignes, pas de tableaux.
Ce que vous faites encore : vous le lisez avec votre café et savez ce qui doit être fait ce jour-là.
Une journée avec Arne
Aperçu du jour
Arne vous envoie le planning, trois devis ouverts et deux factures échues.
Devis à partir d'un message vocal
Après la visite chez le client, vous enregistrez 40 secondes. À 08:34, le devis est prêt sous forme de brouillon.
Attestations reçues
Deux rapports de mesure arrivent par e-mail. Arne les lit et les associe au bon client.
Facture sur place
Votre technicien signale que le travail est terminé. La facture est prête dans le logiciel, vous l'approuvez depuis votre GSM.
Question d'un client
« Pouvez-vous me renvoyer mon attestation de l'an dernier ? » Arne la retrouve, vérifie que le client n'a pas de facture impayée et prépare l'e-mail.
Rappels
Trois rappels de paiement attendent votre approbation.
Comment faire appel à Arne
Chez un chauffagiste
Devis pour nouvelles chaudières, pompes à chaleur et réparations
À partir de votre liste d'articles, avec la bonne TVA et vos conditions.
Attestations et rapports de contrôle
Récupérés automatiquement depuis votre appareil de mesure ou votre boîte mail et associés au client.
Facturation après entretien
Le technicien signale que le travail est terminé, la facture est prête.
Dans un garage
Devis après diagnostic
Pièces et heures de main-d'œuvre de votre liste, prêts à être envoyés avant que le client quitte le garage.
Factures avec pièces et main-d'œuvre
Correctement ventilées, avec la bonne TVA.
Documents par véhicule
Certificats de contrôle, historique d'entretien et photos par plaque d'immatriculation.
Comment nous mettons Arne en place
Nous examinons votre paperasse actuelle
Quels documents, quel logiciel, ce qui traîne, ce qui reste en suspens.
Nous chargeons vos articles et vos prix
Depuis votre logiciel comptable ou votre liste de prix. Une seule fois, ensuite Arne suit les changements.
Vous l'essayez
La première semaine, vous dictez des devis et lisez ce qu'il en fait. Nous ajustons jusqu'à ce que ce soit juste.
Nous connectons
Votre logiciel comptable, votre boîte mail, votre fichier clients, l'application de votre appareil de mesure.
Nous assurons le suivi
Chaque mois, un rapport en langage clair : ce qu'Arne a fait, ce dont il n'était pas sûr, ce que nous avons ajusté.
Ce que Arne ne fait pas
- Il n'envoie aucun devis ni aucune facture sans votre approbation.
- Il ne modifie pas les prix ou les conditions de son propre chef.
- Il ne fait pas la comptabilité à la place de votre comptable : il établit les documents, votre comptable reste votre comptable.
- Il ne partage aucun document avec un client sans vérifier que ce client est connu.
- Il n'invente pas d'article qui ne figure pas dans votre liste ; dans ce cas, il vous le demande.
Les outils de Arne
Votre logiciel comptable ou CRM
Teamleader et logiciels comparables. Devis, factures, clients, articles.
Votre boîte mail
Pour recevoir attestations, bons et questions.
Vos appareils de mesure
Arne lit automatiquement les rapports que votre appareil envoie par e-mail.
Votre technicien
Via un court message ou un message vocal depuis le chantier.
Nora
Ce que Nora note au téléphone, Arne peut l'intégrer directement dans un devis ou une fiche client.
Sûr et sous contrôle
Chaque document reste un brouillon jusqu'à ce que vous l'approuviez. Rien ne part tout seul.
Vos données restent dans votre logiciel. Arne travaille dedans, il ne les copie pas ailleurs.
Chaque action est consignée : vous pouvez toujours relire ce qu'il a établi et quand.
Une demande de document n'est traitée que si le client est connu et qu'il n'y a rien d'ouvert que vous voulez régler d'abord.
Ce que vous recevez
- Devis sous forme de brouillon à partir d'une conversation, d'un message ou d'un bon de travail
- Factures et notes de crédit sur la base de vos articles
- Collecte des attestations et documents, associés au client
- Données clients à jour entre vos systèmes
- Questions sur votre administration en langage courant
- Rappels de paiement préparés
- Bref aperçu quotidien sur votre GSM
- Suivi et ajustement mensuels par un humain chez Voorop
Bon à savoir sur Arne
Arne fonctionne-t-il avec mon logiciel comptable ?
Avec les logiciels courants pour PME, comme Teamleader. Si vous utilisez autre chose, nous examinons lors de la démo si et comment nous pouvons le connecter.
Dois-je encore vérifier moi-même les factures ?
Au début, toutes, pour que vous voyiez que c'est correct. Ensuite, c'est vous qui choisissez : continuer à tout vérifier, ou seulement les exceptions qu'Arne signale.
Mon technicien peut-il aussi travailler avec Arne ?
Oui. Un court message ou un message vocal depuis le chantier suffit pour préparer une facture ou un devis.
Et mon comptable ?
Il reste. Arne établit les documents que votre comptable reçoit aujourd'hui de vous, simplement plus vite et de façon plus complète.
Et si Arne fait une erreur ?
Vous la voyez lors de la vérification, car rien ne part sans vous. Chaque erreur que nous voyons nous sert à l'ajuster.
Peut-il aussi mettre de l'ordre dans d'anciens documents ?
Oui. Au démarrage, nous lui faisons parcourir votre boîte mail des dernières années, pour que les anciennes attestations et les anciens bons soient eux aussi associés au bon client.
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