Arne erledigt Ihren Papierkram. Sie erledigen Ihr Handwerk.
Angebote, Rechnungen, Bescheinigungen, Kundenkarteien, Erinnerungen: Arne erstellt sie, während Sie unterwegs sind. Aus einem Gespräch, einem Arbeitsschein oder einem Foto. Alles liegt als Entwurf bereit, Sie prüfen und klicken auf Senden. Der Abend mit den Rechnungen am Küchentisch ist vorbei.
Ersetzt eine Verwaltungskraft. Für einen Bruchteil eines Lohns, ohne Urlaub und ohne Krankheitstage.
Arne ist der Kollege, den Sie seit Jahren suchen: jemand, der den Papierkram einfach erledigt, korrekt, jeden Tag, ohne dass Sie darum bitten müssen. Er lebt in Ihrer Buchhaltungssoftware, Ihrem Postfach und Ihrer Kundendatei. Er kennt Ihre Artikel, Ihre Preise, Ihre MwSt.-Regeln und Ihre Art der Rechnungsstellung, weil wir ihm das gemeinsam mit Ihnen beigebracht haben.
Er tut nichts hinter Ihrem Rücken. Jedes Angebot und jede Rechnung, die er erstellt, bleibt ein Entwurf, bis Sie es freigeben. Das ist Absicht: Sie behalten die Kontrolle darüber, was an Ihre Kunden geht. Arne sorgt nur dafür, dass alles bereitliegt, vollständig und richtig, in dem Moment, in dem Sie fünf Minuten Zeit haben.
Das Ergebnis: Angebote, die noch am selben Tag hinausgehen statt nach dem Wochenende, Rechnungen, die am Tag des Auftrags schon bereitliegen, und Bescheinigungen, die Sie in zwei Sekunden finden statt nach zwanzig Minuten Suchen in Ihren E-Mails.
Was Arne tut
Er erstellt Angebote aus einem normalen Gespräch
Sie sagen Arne in Ihren eigenen Worten, per Sprachnachricht oder kurzer Nachricht, was der Kunde möchte: "neuer Kessel für Peeters, Brennwert, bestehender Schornstein, Abgasführung zur Seitenwand". Arne macht daraus ein Angebot mit den richtigen Artikeln, Preisen und Bedingungen aus Ihrer Liste und legt es als Entwurf in Ihrer Buchhaltungssoftware an. Sie lesen, passen bei Bedarf an und versenden.
Was Sie noch tun: Sie entscheiden über Preis und Bedingungen. Arne rechnet und tippt, Sie unterschreiben.
Er erstellt Rechnungen und Gutschriften
Nach dem Auftrag erstellt Arne die Rechnung auf Basis des Arbeitsscheins oder des Termins: Artikelcodes, Mengen, der Preis aus Ihrer Liste, MwSt. Ein Fehler auf einer Rechnung? Er erstellt die Gutschrift und die neue Rechnung. Ein Techniker, der lieber vor Ort abrechnet, sagt Arne, was er gemacht hat, und die Rechnung liegt bereit, solange der Kunde noch in der Einfahrt steht.
Was Sie noch tun: Sie geben jede Rechnung frei, bevor sie hinausgeht. Am Anfang lesen Sie alle, später nur die Ausnahmen.
Er sammelt Bescheinigungen und Dokumente
Bescheinigungen Ihrer Messgeräte, Prüfberichte, Lieferscheine, Fotos vom Typenschild: Sie kommen per E-Mail, über die App Ihres Geräts oder als Foto Ihres Technikers herein. Arne holt sie aus Ihrem Postfach, liest die wichtigen Felder aus (Kunde, Adresse, Datum, Gerät, Messwerte) und hängt sie an die richtige Kundenkartei. Bittet ein Kunde später um eine Kopie, ist sie in zwei Sekunden gefunden.
Was Sie noch tun: Sie oder Ihr Techniker führen die Messung durch. Arne sorgt dafür, dass das Dokument nie mehr verloren geht.
Er pflegt Ihre Kundendaten
Neuer Kunde über das Telefon oder die Website? Arne legt die Kartei an. Umgezogen, neue Nummer, neues Gerät? Er passt sie an. Ihre Kundendatei und Ihre Buchhaltungssoftware bleiben aufeinander abgestimmt, alle paar Minuten, ohne doppelte Karteien.
Was Sie noch tun: Sie arbeiten einfach in Ihrer eigenen Software. Arne sorgt dafür, dass dort alles stimmt.
Er beantwortet Fragen zu Ihrer Verwaltung
"Wer hat noch eine offene Rechnung, die älter als dreißig Tage ist?" "Welche Kunden hatten letztes Jahr im Oktober eine Wartung und noch keinen neuen Termin?" "Wie viele Prüfungen haben wir dieses Jahr in Veurne gemacht?" Sie fragen Arne in normaler Sprache, er liefert die Liste.
Was Sie noch tun: Sie entscheiden, was mit der Liste passiert.
Er bereitet Zahlungserinnerungen vor
Nach dem Fälligkeitsdatum bereitet Arne eine freundliche Erinnerung vor, mit der Rechnung im Anhang und einem Zahlungslink, wenn Sie einen verwenden. Nach einer zweiten Frist eine zweite, bestimmtere Version. Sie prüfen und versenden sie, oder Sie lassen Arne die erste Erinnerung automatisch versenden, wenn Sie ihm das zutrauen.
Was Sie noch tun: Sie bestimmen den Ton, die Fristen und wer nie eine Erinnerung bekommen darf.
Er gibt Ihnen jeden Tag eine kurze Übersicht
Jeden Morgen eine Nachricht auf Ihr Handy: was heute geplant ist, welche Angebote noch offen sind, welche Rechnungen fällig sind, welche Dokumente fehlen. Fünf Zeilen, keine Tabellen.
Was Sie noch tun: Sie lesen sie beim Kaffee und wissen, was an diesem Tag zu tun ist.
Ein Tag mit Arne
Tagesübersicht
Arne schickt Ihnen die Planung, drei offene Angebote und zwei fällige Rechnungen.
Angebot aus einer Sprachnachricht
Sie sprechen nach dem Kundenbesuch 40 Sekunden auf. Um 08:34 liegt das Angebot als Entwurf bereit.
Bescheinigungen eingegangen
Zwei Messberichte kommen per E-Mail. Arne liest sie aus und hängt sie an den richtigen Kunden.
Rechnung vor Ort
Ihr Techniker meldet den Auftrag als erledigt. Die Rechnung liegt in der Software bereit, Sie geben sie vom Handy aus frei.
Frage eines Kunden
"Können Sie mir meine Bescheinigung vom letzten Jahr schicken?" Arne findet sie, prüft, ob der Kunde keine offene Rechnung hat, und bereitet die E-Mail vor.
Erinnerungen
Drei Zahlungserinnerungen liegen zur Freigabe bereit.
So setzen Sie Arne ein
Bei einem Heizungsinstallateur
Angebote für neue Kessel, Wärmepumpen und Reparaturen
Aus Ihrer Artikelliste, mit der richtigen MwSt. und Ihren Bedingungen.
Bescheinigungen und Prüfberichte
Automatisch aus Ihrem Messgerät oder Postfach geholt und dem Kunden zugeordnet.
Rechnungsstellung nach der Wartung
Der Techniker meldet den Auftrag als erledigt, die Rechnung liegt bereit.
In einer Werkstatt
Kostenvoranschläge und Angebote nach der Diagnose
Teile und Arbeitsstunden aus Ihrer Liste, versandbereit, bevor der Kunde die Werkstatt verlässt.
Rechnungen mit Teilen und Arbeitsstunden
Korrekt aufgeteilt, mit der richtigen MwSt.
Dokumente pro Fahrzeug
Prüfbescheinigungen, Wartungshistorie und Fotos pro Kennzeichen.
So richten wir Arne ein
Wir schauen uns Ihren aktuellen Papierkram an
Welche Dokumente, welche Software, was dauert lange, was bleibt liegen.
Wir laden Ihre Artikel und Preise
Aus Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihrer Preisliste. Einmal, danach liest Arne mit.
Sie probieren ihn aus
In der ersten Woche sprechen Sie Angebote auf und lesen, was er daraus macht. Wir justieren nach, bis es stimmt.
Wir verbinden
Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr Postfach, Ihre Kundendatei, die App Ihres Messgeräts.
Wir begleiten Sie weiter
Jeden Monat ein Bericht in verständlicher Sprache: was Arne getan hat, wo er unsicher war, was wir nachjustiert haben.
Was Arne nicht tut
- Er verschickt kein Angebot und keine Rechnung ohne Ihre Freigabe.
- Er ändert keine Preise oder Bedingungen auf eigene Faust.
- Er macht nicht die Buchhaltung anstelle Ihres Buchhalters: Er erstellt die Dokumente, Ihr Buchhalter bleibt Ihr Buchhalter.
- Er gibt keine Dokumente an einen Kunden weiter, ohne zu prüfen, ob dieser Kunde bekannt ist.
- Er erfindet keinen Artikel, der nicht in Ihrer Liste steht; dann fragt er Sie.
Womit Arne arbeitet
Ihre Buchhaltungs- oder CRM-Software
Teamleader und vergleichbare Programme. Angebote, Rechnungen, Kunden, Artikel.
Ihr Postfach
Um Bescheinigungen, Belege und Fragen aufzufangen.
Ihre Messgeräte
Die Berichte, die Ihr Gerät per E-Mail schickt, liest Arne automatisch aus.
Ihr Techniker
Per kurzer Nachricht oder Sprachnachricht von der Baustelle.
Nora
Was Nora am Telefon notiert, kann Arne sofort in ein Angebot oder eine Kundenkartei übernehmen.
Sicher und kontrolliert
Jedes Dokument bleibt ein Entwurf, bis Sie es freigeben. Nichts geht von selbst hinaus.
Ihre Daten bleiben in Ihrer Software. Arne arbeitet darin, er kopiert sie nicht weg.
Jede Aktion wird protokolliert: Sie können jederzeit nachlesen, was er wann erstellt hat.
Eine Anfrage nach einem Dokument wird erst bearbeitet, wenn der Kunde bekannt ist und nichts offen ist, das Sie zuerst regeln möchten.
Was Sie bekommen
- Angebote als Entwurf aus einem Gespräch, einer Nachricht oder einem Arbeitsschein
- Rechnungen und Gutschriften auf Basis Ihrer Artikel
- Bescheinigungen und Dokumente sammeln und dem Kunden zuordnen
- Kundendaten aktuell zwischen Ihren Systemen
- Fragen zu Ihrer Verwaltung in normaler Sprache
- Zahlungserinnerungen vorbereitet
- Tägliche Kurzübersicht auf Ihrem Handy
- Monatliche Begleitung und Nachjustierung durch einen Menschen bei Voorop
Gut zu wissen über Arne
Funktioniert Arne mit meiner Buchhaltungssoftware?
Mit den gängigen Programmen für KMU, wie Teamleader. Nutzen Sie etwas anderes, prüfen wir in der Demo, ob und wie wir eine Verbindung herstellen.
Muss ich die Rechnungen noch selbst prüfen?
Am Anfang alle, damit Sie sehen, dass es stimmt. Danach entscheiden Sie selbst: weiterhin alles prüfen oder nur die Ausnahmen, die Arne markiert.
Kann mein Techniker auch mit Arne arbeiten?
Ja. Eine kurze Nachricht oder Sprachnachricht von der Baustelle genügt, um eine Rechnung oder ein Angebot vorzubereiten.
Was ist mit meinem Buchhalter?
Der bleibt. Arne erstellt die Dokumente, die Ihr Buchhalter jetzt von Ihnen bekommt, nur schneller und vollständiger.
Was, wenn Arne einen Fehler macht?
Dann sehen Sie ihn bei der Prüfung, denn nichts geht ohne Sie hinaus. Jeden Fehler, den wir sehen, nutzen wir, um ihn nachzujustieren.
Kann er auch alte Dokumente in Ordnung bringen?
Ja. Beim Start lassen wir ihn Ihr Postfach der vergangenen Jahre durchgehen, sodass auch alte Bescheinigungen und Belege beim richtigen Kunden hängen.
Lernen Sie die anderen kennen
Möchten Sie sehen, wie Arne Ihre Angebote und Rechnungen vorbereitet?
Fordern Sie Ihre Demo an. Wir bauen Arne maßgeschneidert für Ihren Betrieb und zeigen Ihnen ein Angebot, wie er es für Ihren Kunden erstellen würde. Kostenlos, unverbindlich, innerhalb weniger Tage.
- Drei Felder, mehr brauchen Sie nicht
- Kein Verkaufsgespräch, wir bauen einfach
- Sie bekommen eine Nummer zum Anrufen, keine PowerPoint