Nora nimmt ab. Immer.
Ob Sie gerade auf einem Dach stehen, unter einem Auto liegen oder um elf Uhr abends endlich auf dem Sofa sitzen: Nora nimmt Ihre Anrufe entgegen, gibt Ihren Kunden die richtigen Informationen und bucht den Termin sofort ein. Sie kennt Ihre Preise und Ihre Arbeitsweise, und sie meldet sich nie krank.
Ersetzt eine Empfangskraft. Etwa ein Tageslohn eines Angestellten pro Monat, der Rest bleibt Ihnen.
Nora ist die erste Stimme, die Ihre Kunden hören. Sie sitzt nicht an einem Empfangstresen, sondern in Ihrer Telefonanlage, Ihrem Postfach und auf Ihrer Website. Sie ist auf Ihren Betrieb zugeschnitten: Sie kennt Ihre Öffnungszeiten, Ihre Tarife, Ihr Einsatzgebiet, die Marken, die Sie betreuen, und die Dinge, die Sie lieber nicht machen. Fragt ein Kunde "Machen Sie auch Wärmepumpen?", dann kennt Nora die Antwort, weil Sie es ihr einmal gesagt haben.
Sie ist kein Anrufbeantworter und kein Sprachmenü. Sie führt ein normales Gespräch, in normaler Sprache, und sie weiß, wann sie aufhören muss: Einen verärgerten Kunden, Gasgeruch oder eine Frage, bei der sie sich nicht sicher ist, gibt sie sofort an einen Menschen weiter. Sie oder Ihr Kollege erhalten dann eine Nachricht mit allem, was gesagt wurde.
Der größte Unterschied zu einer menschlichen Empfangskraft: Nora ist auch um sieben Uhr morgens da, am Samstag und während der Betriebsferien. Und sie vergisst nie, einen Termin in den Kalender einzutragen.
Was Nora tut
Sie nimmt jeden Anruf entgegen, Tag und Nacht
Nora nimmt innerhalb einer Sekunde ab, mit dem Namen Ihres Betriebs. Sie hört zu, was der Kunde möchte, und stellt die Fragen, die Sie auch stellen würden: welches Gerät, welche Marke, welche Adresse, wann es passt. Sie spricht ruhig und knapp, ohne Roboterstimme und ohne "Drücken Sie die 1".
Was Sie noch tun: Sie legen vorab fest, was Nora sagen darf und was nicht. Alles, was sie nicht sicher weiß, notiert sie als Frage für Sie.
Sie gibt die richtigen Informationen über Ihren Betrieb
Öffnungszeiten, Tarife, was eine Wartung oder Prüfung umfasst, welche Marken Sie betreuen, in welche Gemeinden Sie kommen, wie lange ein Einsatz dauert. Nora holt das aus dem Wissen, das wir gemeinsam mit Ihnen aufbauen, und von Ihrer eigenen Website. Ändern Sie Ihre Preise, dann prüft Nora jeden Morgen, ob sich etwas geändert hat, und passt ihre Antworten an.
Was Sie noch tun: Sie geben die Preise und die Ausnahmen vor. Nora erfindet nie selbst etwas dazu; wenn sie etwas nicht weiß, sagt sie das ehrlich und lässt jemanden zurückrufen.
Sie bucht den Termin direkt in Ihren Kalender
Nora schaut in Ihre Planung, berücksichtigt Ihr Einsatzgebiet, die Dauer des Auftrags und Zuschläge wie einen Dachkessel oder einen Abendtermin, und schlägt dem Kunden drei Zeitpunkte vor. Wählt der Kunde, steht der Termin in Ihrem Kalender und der Kunde erhält eine Bestätigung per E-Mail oder SMS, mit einem Link, um selbst zu verschieben oder abzusagen. Dieselbe Buchungsfunktion läuft auch auf Ihrer Website, sodass ein Kunde, der lieber nicht anruft, auch nachts seinen Termin festlegen kann.
Was Sie noch tun: Sie oder Ihr Disponent sehen jeden neuen Termin auf dem Anrufbildschirm und können ihn jederzeit verschieben.
Sie erkennt Ihre Stammkunden
Ruft jemand an, der schon Kunde ist, weiß Nora das. Sie bestätigt zuerst den Namen und nennt danach nur Datum und Tageshälfte des geplanten Termins. Nie eine Adresse, nie eine E-Mail-Adresse: Wer anruft, erfährt nur, was er selbst schon weiß.
Was Sie noch tun: Ihre Kundendatei bleibt bei Ihnen. Nora liest, sie gibt nichts weiter, was sie nicht weitergeben darf.
Sie notiert Nachrichten und leitet sie sofort weiter
Kann Nora etwas nicht selbst erledigen, notiert sie eine Nachricht: wer, worum es geht, wie dringend, welche Nummer. Diese Nachricht landet innerhalb einer Minute bei Ihnen auf dem Handy. Eine Frage für den Techniker ("Kann er ein neues Thermostat mitbringen?") geht direkt an den Techniker, der bei diesem Kunden vorbeikommt.
Was Sie noch tun: Sie rufen zurück, wann es Ihnen passt. Nora hat das Gespräch schon geführt und die Frage schon gestellt.
Sie weiß, was im Notfall zu tun ist
Gasgeruch, CO-Melder, Wasser, das aus dem Kessel läuft: Nora erkennt den Ernst der Lage. Bei Gasgeruch sagt sie dem Kunden, den Gashahn zuzudrehen und zu lüften, markiert die Nachricht als dringend und schickt Ihnen sofort eine SMS. Wenn Sie das möchten, leitet sie solche Anrufe direkt an ein Bereitschaftshandy weiter.
Was Sie noch tun: Der Techniker entscheidet und fährt hin. Nora sorgt dafür, dass er es innerhalb einer Minute weiß.
Sie hält Ihr Postfach in Ordnung
Nora liest die eingehenden E-Mails und sortiert sie: Terminanfrage, Beschwerde, Bitte um eine Kopie einer Bescheinigung, Bestellung, Rechnungsfrage. Für jede E-Mail bereitet sie eine Antwort als Entwurf vor und legt eine Aufgabe an. Beschwerden gehen immer an einen Menschen, ohne automatische Antwort. Nichts geht hinaus, ohne dass jemand bei Ihnen auf "Senden" klickt.
Was Sie noch tun: Sie lesen die Entwürfe und versenden sie oder passen sie an. Nora erspart Ihnen das Sortieren und das Tippen, nicht die Entscheidung.
Sie antwortet im Chat und auf WhatsApp
Dieselbe Nora, die das Telefon abnimmt, antwortet auch im Chat auf Ihrer Website und auf WhatsApp. Gleiches Wissen, gleicher Ton, gleiche Regeln. Ein Kunde, der um zehn Uhr abends ein Foto seines Fehlercodes schickt, bekommt eine Erklärung und einen Terminvorschlag.
Was Sie noch tun: Sie sehen jedes Gespräch nach und können jederzeit selbst übernehmen.
Sie erinnert und fasst nach
Am Tag vor dem Termin erhält der Kunde eine Erinnerung. Passt es nicht, kann er mit einem Klick verschieben, damit Ihr Techniker nicht vor verschlossener Tür steht. Wer nicht erscheint, bekommt von Nora eine freundliche Nachricht mit einem neuen Vorschlag.
Was Sie noch tun: Sie bestimmen den Ton und den Zeitpunkt der Erinnerungen.
Ein Tag mit Nora
Preise geprüft
Nora prüft, ob sich Ihre Tarifseite geändert hat, und passt ihre Antworten an.
Erster Anruf
Ein Kunde aus Koksijde möchte eine Prüfung. Nora bucht Donnerstag 13:00 und schickt die Bestätigung.
E-Mails sortiert
Sieben E-Mails: drei Terminanfragen (Entwurf bereit), eine Bescheinigungskopie (zuerst geprüft, ob der Kunde bekannt ist), eine Beschwerde (an Sie, ohne Antwort), zwei Werbemails (gelöscht).
Techniker unterstützt
Ein Kunde ruft an: "Kann er sich auch das Thermostat ansehen?" Nora schickt die Frage an den Techniker, der um 14:00 vorbeikommt.
Sie sind noch unterwegs
Vier Anrufe nach Feierabend. Drei Termine gebucht, eine Nachricht für Sie: eine Angebotsanfrage für einen neuen Kessel.
Foto eines Fehlercodes. Nora erklärt, was der Code bedeutet, und schlägt einen Termin vor.
Erinnerungen
Die Kunden von morgen erhalten ihre Erinnerung, mit einem Link zum Verschieben.
So setzen Sie Nora ein
Bei einem Heizungsinstallateur
Wartung und Prüfung buchen, während Sie arbeiten
Nora kennt den Unterschied zwischen einer Wartung, einer Prüfung und einer Reparatur und rechnet die richtige Dauer und den richtigen Zuschlag mit ein.
Fehlercodes erklären
Ein Kunde liest einen Code vor; Nora sagt, ob es dringend ist, und bucht sofort den Einsatz.
Gasgeruch und CO
Festes Protokoll: Hahn zu, lüften, Techniker benachrichtigt, Sie angerufen.
In einer Werkstatt
Wartung, Prüfung und Reifenwechsel einplanen
Nora fragt nach Kennzeichen, Kilometerstand und was gemacht werden muss, und trägt es in den Werkstattkalender ein.
Öffnungszeiten und Preise
Sie nennt die Richtpreise, die Sie ihr gegeben haben, und sagt ehrlich, wann sich etwas erst nach einer Prüfung sagen lässt.
"Ist mein Wagen fertig?"
Nora schaut in die Planung und gibt den Stand durch, ohne dass Ihr Kollege unter der Hebebühne hervorkommen muss.
So richten wir Nora ein
Wir hören zuerst zu
Ein einstündiges Gespräch darüber, wie Sie das Telefon abnehmen: was Sie sagen, was Sie fragen, was Sie nie versprechen.
Wir bauen Nora auf Ihrem Wissen auf
Tarife, Einsatzgebiet, Marken, häufige Fragen, Ihr Kalender. Aus Ihrer Website und aus diesem Gespräch.
Sie rufen sie selbst an
Sie erhalten eine Nummer und rufen Nora als Kunde an. Was nicht stimmt, passen wir an, bis es stimmt.
Wir verbinden
Ihre Telefonnummer, Ihr Kalender, Ihr Postfach, Ihre Website. Für Ihre Kunden ändert sich nichts, außer dass immer abgenommen wird.
Wir begleiten Sie weiter
Jeden Monat lesen Sie in verständlicher Sprache, was Nora getan hat, wo sie gezögert hat und was wir nachjustiert haben.
Was Nora nicht tut
- Sie nennt keine Preise, die Sie ihr nicht gegeben haben, und sie erfindet keine Verfügbarkeit.
- Sie beantwortet Beschwerden nicht selbst: Die gehen immer an einen Menschen.
- Sie verschickt keine einzige E-Mail, ohne dass jemand bei Ihnen sie freigibt.
- Sie gibt nie Adressen, E-Mail-Adressen oder Rechnungen an einen Anrufer weiter.
- Sie gibt sich nicht als Mensch aus, wenn jemand danach fragt.
Womit Nora arbeitet
Ihre Telefonnummer
Ihre bestehende Nummer bleibt. Nora nimmt als Erste ab, oder erst wenn Sie nicht abnehmen, oder nur außerhalb der Geschäftszeiten. Sie entscheiden.
Ihr Kalender
Google Kalender, Outlook oder die Planung in Ihrer eigenen Software.
Ihr Postfach
Gmail, Microsoft 365 oder ein normales Postfach.
Ihre Website
Buchungsformular und Chat in Ihrem Erscheinungsbild.
WhatsApp Business
Dieselbe Nora, dasselbe Wissen.
Ihre Kundendatei
Teamleader und vergleichbare Programme, damit sie Stammkunden erkennt.
Sicher und kontrolliert
Nichts geht automatisch hinaus: E-Mails und Nachrichten an Kunden bleiben Entwürfe, bis jemand bei Ihnen sie freigibt, außer den Terminbestätigungen, die Sie selbst eingerichtet haben.
Jedes Gespräch wird festgehalten, damit Sie jederzeit nachlesen können, was gesagt wurde.
Ihre Kundendaten bleiben in Ihren Systemen. Nora liest, was sie braucht, und speichert nichts separat.
Ist sie unsicher, gibt sie weiter. Lieber einmal zu oft an einen Menschen als einmal eine falsche Antwort.
Was Sie bekommen
- Telefonannahme rund um die Uhr, zugeschnitten auf Ihren Betrieb
- Terminbuchung in Ihren Kalender, mit Bestätigung und Umbuchungslink
- Nachrichten und Fragen für den Techniker, sofort auf Ihrem Handy
- E-Mails sortieren mit Antwortentwürfen
- Chat auf Ihrer Website und WhatsApp
- Erinnerungen und Nachfassen bei nicht erschienenen Kunden
- Monatliche Begleitung und Nachjustierung durch einen Menschen bei Voorop
Gut zu wissen über Nora
Hören die Kunden, dass es kein Mensch ist?
Nora stellt sich mit ihrem Namen und dem Namen Ihres Betriebs vor. Fragt jemand, ob sie ein Mensch ist, sagt sie ehrlich, dass sie der digitale Telefonempfang ist. Den meisten Kunden ist vor allem wichtig, dass abgenommen wird und der Termin sofort feststeht.
Was, wenn sie eine Frage nicht beantworten kann?
Dann sagt sie das ehrlich, notiert die Frage und verspricht, dass jemand zurückruft. Sie erhalten die Nachricht sofort.
Nimmt sie alle Anrufe entgegen oder nur, wenn ich nicht kann?
Das entscheiden Sie selbst. Viele Betriebe lassen Nora während der Arbeitszeit zuerst abnehmen und außerhalb immer. Andere nur, wenn niemand innerhalb von zwanzig Sekunden abnimmt.
Kann sie mehrere Anrufe gleichzeitig annehmen?
Ja. Zwei Kunden, die gleichzeitig anrufen, werden beide sofort bedient. Niemand hört mehr ein Besetztzeichen.
Was passiert bei einer Beschwerde?
Nora hört zu, notiert und verspricht, dass ein Mensch zurückruft. Sie lässt sich nicht auf Diskussionen ein und verspricht nichts. Sie erhalten die ganze Geschichte.
Wie schnell ist sie einsatzbereit?
Nach dem ersten Gespräch bauen wir sie in wenigen Tagen. Danach testen Sie sie selbst, bis sie so klingt, wie Sie es möchten.
Lernen Sie die anderen kennen
Möchten Sie hören, wie Nora Ihr Telefon abnimmt?
Fordern Sie Ihre Demo an. Wir bauen Nora maßgeschneidert für Ihren Betrieb, Sie rufen sie selbst an und hören, wie sie Ihre Kunden bedient. Kostenlos, unverbindlich, innerhalb weniger Tage.
- Drei Felder, mehr brauchen Sie nicht
- Kein Verkaufsgespräch, wir bauen einfach
- Sie bekommen eine Nummer zum Anrufen, keine PowerPoint