Arne doet je papierwerk. Jij doet je vak.
Offertes, facturen, attesten, klantfiches, herinneringen: Arne maakt ze op terwijl jij op de baan bent. Uit een gesprek, een werkbon of een foto. Alles staat klaar als concept, jij kijkt na en klikt op verzenden. De avond aan de keukentafel met de facturen is voorbij.
Vervangt een administratief bediende. Voor een fractie van een loon, zonder verlof en zonder ziektedagen.
Arne is de collega die je al jaren zoekt: iemand die het papierwerk gewoon doet, correct, elke dag, zonder dat je het moet vragen. Hij leeft in je boekhoudpakket, je mailbox en je klantenbestand. Hij kent je artikelen, je prijzen, je btw-regels en je manier van factureren, omdat we dat samen met jou in hem gestoken hebben.
Hij doet niets achter je rug. Elke offerte en elke factuur die hij opmaakt, is een concept tot jij ze goedkeurt. Dat is bewust: jij blijft de baas over wat er naar je klanten gaat. Arne zorgt er alleen voor dat het klaarstaat, volledig en juist, op het moment dat jij vijf minuten hebt.
Het resultaat: offertes die dezelfde dag vertrekken in plaats van na het weekend, facturen die de dag van de job al klaarstaan, en attesten die je terugvindt in twee seconden in plaats van twintig minuten zoeken in je mail.
Wat Arne doet
Hij maakt offertes op uit een gewoon gesprek
Je vertelt Arne wat de klant wil, in je eigen woorden, via spraak of een kort bericht: "nieuwe ketel voor Peeters, condensatie, bestaande schouw, afvoer naar de zijgevel". Arne zet dat om in een offerte met de juiste artikelen, prijzen en voorwaarden uit jouw lijst, en zet ze als concept klaar in je boekhoudpakket. Jij leest, past aan als het moet, en verstuurt.
Wat jij nog doet: jij beslist over de prijs en de voorwaarden. Arne rekent en typt, jij tekent.
Hij maakt facturen en creditnota's
Na de job maakt Arne de factuur op basis van de werkbon of de afspraak: artikelcodes, aantallen, de prijs uit jouw lijst, btw. Een fout op een factuur? Hij maakt de creditnota en de nieuwe factuur. Een technieker die liever ter plaatse factureert, zegt tegen Arne wat hij gedaan heeft en de factuur staat klaar voor de klant nog in de oprit staat.
Wat jij nog doet: jij keurt elke factuur goed voor ze vertrekt. In de beginfase lees je ze allemaal, later alleen de uitzonderingen.
Hij verzamelt attesten en documenten
Attesten van je meettoestellen, keuringsverslagen, leveringsbonnen, foto's van het typeplaatje: ze komen binnen via mail, via de app van je toestel of via een foto van je technieker. Arne haalt ze uit je mailbox, leest de belangrijke velden eruit (klant, adres, datum, toestel, meetwaarden) en hangt ze aan de juiste klantfiche. Vraagt een klant later een kopie, dan is ze in twee seconden gevonden.
Wat jij nog doet: jij of je technieker maakt de meting. Arne zorgt dat het document nooit meer kwijt is.
Hij houdt je klantgegevens bij
Nieuwe klant via de telefoon of de website? Arne maakt de fiche aan. Verhuisd, nieuw nummer, nieuw toestel? Hij past ze aan. Je klantenbestand en je boekhoudpakket blijven op elkaar afgestemd, elke paar minuten, zonder dubbele fiches.
Wat jij nog doet: jij werkt gewoon in je eigen pakket. Arne zorgt dat alles daar klopt.
Hij beantwoordt vragen over je administratie
"Wie heeft nog een openstaande factuur van meer dan dertig dagen?" "Welke klanten hadden vorig jaar in oktober een onderhoud en nog geen nieuwe afspraak?" "Hoeveel keuringen deden we in Veurne dit jaar?" Je vraagt het Arne in gewone taal, hij geeft de lijst.
Wat jij nog doet: jij beslist wat er met de lijst gebeurt.
Hij zet betaalherinneringen klaar
Na de vervaldag maakt Arne een vriendelijke herinnering klaar, met de factuur erbij en een betaallink als je die gebruikt. Na een tweede termijn een tweede, strakkere versie. Jij kijkt ze na en verstuurt ze, of je laat Arne de eerste herinnering automatisch versturen als je daar vertrouwen in hebt.
Wat jij nog doet: jij bepaalt de toon, de termijnen en wie nooit een herinnering mag krijgen.
Hij geeft je elke dag een kort overzicht
Elke ochtend een bericht op je gsm: wat vandaag gepland staat, welke offertes nog openstaan, welke facturen vervallen zijn, welke documenten ontbreken. Vijf regels, geen tabellen.
Wat jij nog doet: jij leest het bij je koffie en weet wat er die dag moet gebeuren.
Een dag met Arne
Dagoverzicht
Arne stuurt je de planning, drie openstaande offertes en twee vervallen facturen.
Offerte uit een spraakbericht
Je spreekt na het klantbezoek 40 seconden in. Om 08:34 staat de offerte als concept klaar.
Attesten binnen
Twee meetrapporten komen binnen via mail. Arne leest ze uit en hangt ze aan de juiste klant.
Factuur ter plaatse
Je technieker meldt de job klaar. De factuur staat klaar in het pakket, jij keurt ze goed vanop je gsm.
Vraag van een klant
"Kunnen jullie mijn attest van vorig jaar doorsturen?" Arne vindt het, checkt of de klant geen openstaande factuur heeft en zet de mail klaar.
Herinneringen
Drie betaalherinneringen staan klaar voor je goedkeuring.
Zo zet je Arne in
Bij een installateur
Offertes voor nieuwe ketels, warmtepompen en herstellingen
Uit jouw artikellijst, met de juiste btw en jouw voorwaarden.
Attesten en keuringsverslagen
Automatisch uit je meettoestel of mailbox gehaald en aan de klant gekoppeld.
Facturatie na onderhoud
De technieker meldt de job klaar, de factuur staat klaar.
Bij een garage
Bestekken en offertes na diagnose
Onderdelen en werkuren uit jouw lijst, klaar om te versturen voor de klant de garage verlaat.
Facturen met onderdelen en werkuren
Correct gesplitst, met de juiste btw.
Documenten per wagen
Keuringsbewijzen, onderhoudshistoriek en foto's per nummerplaat.
Zo zetten we Arne op
We kijken naar je huidige papierwerk
Welke documenten, welk pakket, wat gaat traag, wat blijft liggen.
We laden je artikelen en prijzen
Uit je boekhoudpakket of uit je prijslijst. Eén keer, daarna leest Arne mee.
Je probeert hem uit
De eerste week spreek je offertes in en lees je wat hij ervan maakt. We sturen bij tot het klopt.
We koppelen
Je boekhoudpakket, je mailbox, je klantenbestand, de app van je meettoestel.
We volgen op
Elke maand een rapport in gewone taal: wat Arne deed, wat hij niet zeker wist, wat we bijgestuurd hebben.
Wat Arne niet doet
- Hij verstuurt geen offerte of factuur zonder jouw goedkeuring.
- Hij verandert geen prijzen of voorwaarden op eigen houtje.
- Hij doet geen boekhouding in de plaats van je boekhouder: hij maakt de documenten, je boekhouder blijft je boekhouder.
- Hij deelt geen documenten met een klant zonder te checken of die klant gekend is.
- Hij verzint geen artikel dat niet in jouw lijst staat; dan vraagt hij het jou.
Waarmee Arne werkt
Je boekhoud- of CRM-pakket
Teamleader en vergelijkbare pakketten. Offertes, facturen, klanten, artikelen.
Je mailbox
Om attesten, bonnen en vragen op te vangen.
Je meettoestellen
De rapporten die je toestel mailt, leest Arne automatisch uit.
Je technieker
Via een kort bericht of spraak vanop de werf.
Nora
Wat Nora aan de telefoon noteert, kan Arne meteen in een offerte of klantfiche zetten.
Veilig en gecontroleerd
Elk document is een concept tot jij het goedkeurt. Niets vertrekt vanzelf.
Je gegevens blijven in jouw pakket. Arne werkt erin, hij kopieert ze niet weg.
Elke actie wordt gelogd: je kan altijd nalezen wat hij wanneer gemaakt heeft.
Een vraag om een document gaat pas door als de klant gekend is en er niets openstaat dat jij eerst wil regelen.
Wat je krijgt
- Offertes als concept uit een gesprek, bericht of werkbon
- Facturen en creditnota's op basis van jouw artikelen
- Attesten en documenten verzamelen en aan de klant koppelen
- Klantgegevens up-to-date tussen je systemen
- Vragen over je administratie in gewone taal
- Betaalherinneringen klaargezet
- Dagelijks kort overzicht op je gsm
- Maandelijkse opvolging en bijsturing door een mens bij Voorop
Goed om te weten over Arne
Werkt Arne met mijn boekhoudpakket?
Met de gangbare pakketten voor kmo's, zoals Teamleader. Gebruik je iets anders, dan bekijken we in de demo of en hoe we koppelen.
Moet ik zelf nog facturen nakijken?
In het begin alles, zodat je ziet dat het klopt. Daarna kies je zelf: alles blijven nakijken, of alleen de uitzonderingen die Arne aanduidt.
Kan mijn technieker ook met Arne werken?
Ja. Een kort bericht of spraakbericht vanop de werf volstaat om een factuur of een offerte klaar te zetten.
Wat met mijn boekhouder?
Die blijft. Arne maakt de documenten die je boekhouder nu van jou krijgt, alleen sneller en vollediger.
Wat als Arne een fout maakt?
Dan zie jij het bij het nakijken, want niets vertrekt zonder jou. Elke fout die we zien, gebruiken we om hem bij te sturen.
Kan hij ook oude documenten op orde zetten?
Ja. Bij de opstart laten we hem je mailbox van de voorbije jaren doorlopen, zodat oude attesten en bonnen ook aan de juiste klant hangen.
Maak kennis met de anderen
Wil je zien hoe Arne jouw offertes en facturen klaarzet?
Vraag je demo aan. We bouwen Arne op maat van jouw zaak en tonen je een offerte zoals hij ze voor jouw klant zou maken. Gratis, vrijblijvend, binnen enkele dagen.
- Drie velden, meer heb je niet nodig
- Geen verkooppraatje, we bouwen gewoon
- Je krijgt een belbaar nummer, niet een PowerPoint